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E-Mail (1) - Postfach-Organisation
von  Jörg Petermann
 Lust statt Frust?
Das Internet ist weiter auf dem Siegeszug. Trotz aller Hiobsbotschaften ist es aus unserem Leben nicht mehr weg zu denken. Und wenn das Internet auch für viele heute noch nicht die Bedeutung hat, das Medium E-Mail hingegen nutzen immer mehr Menschen.
Die E-Mail und das Internet haben die Gewohnheiten der Menschen gründlich auf den Kopf gestellt. Im täglichen Kampf mit dem Medium sind wir uns dies nicht immer bewusst.
Zu leichtfertig haben wir zunächst althergebrachte Methoden unseres Selbstmanagements auf das neue Medium übertragen. Dabei haben wir wenig darüber nachgedacht, ob das im neuen Medium genau so funktioniert. Jedes Medium hat aber seine eigenen Spielregeln.
Der Frust ist so vorprogrammiert. Doch das muss nicht sein.
Unsere Nutzung des Mediums entscheidet mit, wie sehr es uns Freude oder Verdruss bereitet.
Mit Tipps zum E-Mail-Selbstmanagement sollen ab sofort an dieser Stelle Anregungen und Informationen vorgestellt werden, mit deren Hilfe Ihnen die E-Mail-Kommunikation noch mehr Freude bereitet und Ihnen unschöne Überraschungen erspart bleiben.
Dabei können Sie ganz einfach selbst auswählen, welche Anregungen Sie für sich persönlich einmal ausprobieren oder in Ihren Alltag übernehmen wollen.
Die Postfach-Organisation
Der Posteingangs-Ordner sammelt alle eingehenden E-Mails und hält Sie für Sie bereit. Nach einiger Zeit wird dieser immer voller. Auch das regelmäßige Lesen schafft allein meist keine wirkliche Entlastung. Das Postfach ist immer dick gefüllt, wenn Sie das Programm starten.
- Löschen Sie die E-Mails sofort nach dem Lesen oder Überfliegen:
- die nach Ihrem Ermessen keine Bedeutung für Sie haben,
- nur kurz der Kenntnisnahme bedürfen oder
- aus Ihrer Sicht ausschließlich werbenden Charakter tragen.
- Verfahren Sie nach dem Prinzip:
Jede Nachricht nach Möglichkeit nur einmal anfassen und sofort bearbeiten.
- Legen Sie einige Unterordner an und gliedern Sie diese nach einer persönlichen Systematik.
- Alle verbleibenden Nachrichten verschieben Sie nach dem Lesen nun in einen der Unterordner Ihres neu angelegten Ablagesystems.
- Nachrichten, auf die Sie eine Antwort schreiben wollen, können Sie auch erst in einen speziellen Ordner »Antwort-Post« verschieben. Die Antwort-Post bearbeiten Sie dann zu einem von Ihnen gewählten Termin gesamt als Block.
- Somit ist Ihr Posteingangskorb immer leer und enthält nur die Nachrichten,
die Sie aktuell zu bearbeiten haben.
- Wichtige Anlagen der E-Mails können Sie außerdem in einer separaten Dateistruktur auf Ihrer Festplatte ablegen.
- Dadurch haben Sie immer unabhängigen Zugriff auf für Sie wichtige Informationen und erhalten Ihr E-Mail-Programm schlank und schnell.
Der Vorgang der Sortierung und Ablage erfolgt manuell parallel mit dem Lesen und Auswerten der E-Mails. Alternativ oder ergänzende können Sie aber auch einen Assistenten Ihres E-Mail-Programms beauftragen, bestimmte E-Mails sofort in einen speziellen Ordner abzulegen.
Stille Fragen
Hier nun einige Fragen, die Sie einmal still für sich selbst beantworten können:
- Wie lange dauert es,
bis Sie während eines Telefonates eine E-Mail auf Ihrem PC gefunden haben?
- Wissen Sie, wieviel Speicherplatz Ihr Postfach maximal hat?
- Wann haben Sie das letzte Mal von Ihrem Postfach eine Datensicherung gemacht?
Tipp 2: Online versus Papier? >>
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