 Kontrolle beim Delegieren
von  Jürgen W. Goldfuss
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Kaum haben Sie eine Aufgabe delegiert, geht Ihnen der bekannte Spruch durch den Kopf. Wie können Sie dennoch effektiv den Erfolg sicherstellen?
Am Anfang des Delegations-Prozesses besitzt nicht jeder Mitarbeiter denselben Reifegrad und dasselbe Verantwortungs-Bewusstsein.
- Wie sichern Sie, dass alles »ordnungsgemäß« läuft?
- Wie erreichen Sie das angestrebte Resultat?
4 Stufen schaffen Kontrolle
Den Erfolg beim Delegieren können Sie mit Hilfe der folgenden vier Stufen absichern:
- Da gibt es zuerst die begleitende Kontrolle.
Bei Abweichungen vom Soll kann sofort eingegriffen werden. Bei Tätigkeiten mit einem sehr hohen Risiko-Faktor kann diese Stufe durchaus der Normal-Fall sein.
- Eine weitere Kontrollstufe ist die Stichproben-Kontrolle. Hier wird nicht mehr zeitnah überprüft. Der Aufwand ist geringer. Der Risiko-Faktor dafür etwas höher.
- Die reine Ergebnis-Kontrolle.
Wenn nur Ergebnisse kontrolliert werden, können Fehler unter Umständen erst recht spät bemerkt werden. Eingreifen ist nur im Nachhinein möglich.
- Die Kontrolle, die von allen Beteiligten das höchste Vertrauen abfordert, ist die Selbst-Kontrolle durch den Mitarbeiter.
Im Ideal-Fall arbeiten Sie in Ihrem Bereich nur auf der vierten Stufe. Betriebsabläufe, interne und externe Vorschriften stehen dieser Absicht allerdings eventuell entgegen.
Welche Kontrolle ist nun die Beste?
Eine pauschale Empfehlung kann ich Ihnen für Ihre Situation hier nicht geben. Falsch wäre es allerdings, ganz auf einen Eingriff zu verzichten. Insbesondere dann, wenn ein absehbarer Schaden über die »Portokasse« hinausgehen würde. Wenn Sie in einem solchen Fall nicht eingreifen, würde das von Ihrem Vorgesetzten zu Recht beanstandet werden.
Agieren Sie verbal geschickt
Im Falle einer »Notbremsung« ist aber viel diplomatisches Geschick der Chefs gefragt. Der Mitarbeiter darf in einer solchen Situation nicht bloßgestellt werden: »Ich habe Sie hoffnungslos überschätzt«. Schalten Sie nicht in den Panikmodus und verteilen Schuldzuweisungen (außer vielleicht an sich selbst).
Motivierender und zudem Erfolg versprechender wäre zum Beispiel der Satz: »Ich habe das Projekt offenbar unterschätzt und sehe, dass Sie Hilfe benötigen. Wer kann Sie Ihrer Meinung nach am Besten unterstützen?«. Solche Situationen zwingen zur Selbstdisziplin, die jeder Mitarbeiter von seinem Chef erwarten kann.
 Schlussfolgerung
Delegieren ist ein Lernprozess für alle Beteiligten. Wo gearbeitet wird, passieren Fehler. Falsch wäre bei Unvorhergesehenem zu resignieren: »Ich habe mir gleich gedacht, dass das mit dem Delegieren bei uns nicht funktioniert«.
Die Konsequenz aus dieser Einstellung wäre nämlich: mehrere frustrierte Mitarbeiter und ein Chef, der alles wieder selbst macht - abends und am Wochenende.
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Jürgen W. Goldfuss
MTD Marketing - Training - Dokumentation
E-Mail: juergen-goldfuss@online-netzwerk-lernen.de
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