 Delegieren mit
Delegations-Vertrag
von  Jürgen W. Goldfuss
Trotz gutem Willen scheitert das Delegieren in der Praxis immer wieder. Woran liegt das? Einige wenige Tipps bringen Ihnen mit Sicherheit mehr Erfolg beim Delegieren.
Warum scheitert das Delegieren häufig?
Einer der Hauptgründe für das Scheitern von Delegations-Projekten ist die unprofessionelle Prozedur bei der »Stabübergabe«. Mehr oder minder zwischen Tür und Angel, oft auf Zuruf, werden Aufgaben übertragen. Probleme in der Kommunikation, Probleme im Verständnis sowie freie Interpretationen sind damit vorprogrammiert.
Lösung: Vereinbarungen schriftlich festhalten
Deshalb ist es sinnvoll, einen Delegations-Vertrag abzuschließen. Vertrag? Klingt kompliziert. Kein Angst. Dies ist beim Delegieren keine »notarielle« Angelegenheit. Aber wie bei einem richtigen Vertrag sind alle wesentlichen Punkte die vereinbart werden auf Papier fest zu halten.
Checkliste für einen Delegations-Vertrag
Im Delegations-Vertrag wird festgelegt:
- Wer macht was?
(Eine Person oder eine Gruppe?)
- Ziel der Aufgabe?
(Eindeutig und klar definiert)
- Welche Hilfen und Hilfsmittel stehen zur Verfügung? (Ohne konkrete Ressourcenplanung ist kein konkretes Ergebnis zu erwarten)
- Bis wann müssen welche Punkte erledigt sein?
(Kleine Teilschritte lassen sich leichter prüfen als ein großer Zeitrahmen. Wichtig, wenn noch keine Erfahrungen zum Delegieren vorliegen)
- Wer informiert wen bei welchen Abweichungen?
(Wer hat eine Holschuld, wer eine Bringschuld)
- Wie wird das Resultat gemessen, Messlatte?
(Keinen Raum für Interpretationsspielräume lassen)
- Was sind die Konsequenzen (und für wen) wenn der Vertrag nicht eingehalten wird?
Das ist bei der Umsetzung wichtig
Gerade der letzte Punkt lässt die Bedeutung einer Aufgabe deutlich werden. Häufig scheitern selbst einfache Projekte daran, dass eine Tätigkeit nicht wichtig genug genommen wird. Der Vertrag verpflichtet beide Seiten zu Leistungen.
Der Auftraggeber stellt alle erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung und der Auftragnehmer bringt seine ganzen Fähigkeiten ein, den Vertrag zu erfüllen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sofort bei Abweichungen zu informieren und um Hilfe zu bitten.
Das setzt ein angstfreies Klima der Kommunikation im Unternehmen voraus. Wer um Hilfe ruft sollte nicht bestraft, sondern belohnt werden.
Delegieren und Kommunikation in der Praxis
Ein treffendes Beispiel für die richtige Kommunikation in einem Unternehmen ist das »Waterline Prinzip« der Firma Gore. Das Unternehmen wird als Boot betrachtet, in dem alle arbeiten. Wer arbeitet, macht Fehler. Wenn nun jemand aus Versehen ein Loch in die Bordwand bohrt, dann ist das noch kein Grund zur Panik - solange das Loch sich oberhalb der Wasserlinie befindet. Unterhalb des Wasserspiegel entsteht jedoch eine kritische Situation, dann muss sofort um Hilfe gerufen werden. Das bedeutet aber zum einen, dass jeder Mitarbeiter über die Höhe des Wasserpegels informiert ist.
Gute Information bringt sehr viel
Regelmäßige Information und angstfreies Klima der Kommunikation sind die Voraussetzungen für erfolgreiches Delegieren. Weiterhin bedeutet diese Vereinbarung, dass zum andern der Hilferufende nicht als der Überbringer einer schlechten Nachricht betrachtet und abgestraft wird.
 Schlussfolgerungen
Delegieren zwingt die Führungskraft also nicht nur zur regelmäßigen »Inspektion« der Abteilung, sondern auch zur Einhaltung eines entsprechenden Betriebs-Klimas.
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Jürgen W. Goldfuss
MTD Marketing - Training - Dokumentation
E-Mail: juergen-goldfuss@online-netzwerk-lernen.de
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